La question revient souvent : comment travaillez-vous et quelles sont les prochaines étapes ? Nous en profitons donc pour vous partager la méthodologie usuelle de St-Aubin avocats dans le traitement de nos dossiers de litige, le tout basé sur les meilleures pratiques.
1. La première consultation : étape cruciale pour qualifier le dossier et évaluer les premières pistes de solutions
Sauf pour quelques exceptions, nous insistons souvent pour fixer une première consultation d’une heure avec un avocat, en personne ou en visioconférence.
Cette consultation est cruciale, notamment pour les raisons suivantes :
- Identifier et écarte tout conflit d’intérêt potentiel, même avant la première consultation;
- Faire connaissance avec le client, s’enquérir de ses motivations et de ses attentes et de ses désirs quant à la solution recherchée;
- Faire un premier survol des documents principaux en cause;
- Poser des questions afin de saisir plus précisément le cadre juridique;
- Identifier les problèmes potentiels dans la cause;
- Identifier les délais en cause (prescription, délais de réponse, urgence, etc.)
- Évaluer les coûts des prochaines étapes à venir, le cas échéant.
Bien que parfois la consultation ne puisse pas nous permettre de donner une opinion juridique précise vu le temps limité, elle nous permet d’identifier les problèmes principaux et quelques pistes de solutions à étudier.
Sans la première consultation, il est difficile d’avoir un portrait des diverses facettes d’un dossier.
2. L’analyse du dossier
L’important pour nous est d’être honnêtes avec vous face à votre dossier. Cela implique de vous donner l’heure juste, que ce soit une bonne ou mauvaise nouvelle. Pour pouvoir faire cela, nous devons bien connaitre et comprendre votre dossier.
Ainsi, lorsque nous avons un mandat confirmé avec notre client, l’analyse du dossier commence. Ce n’est pas tous les cabinets qui procèdent via une analyse détaillée du dossier, mais nous croyons qu’une bonne analyse du dossier établit des bases solides sur les arguments juridiques à faire valoir, les chances de succès et les forces et faiblesses d’un dossier. En fonction d’une bonne analyse, la stratégie peut être établie.
L’analyse complète d’un dossier consiste en ce qui suit :
- Procéder à la première étape de l’enquête, soit recueillir et rechercher les documents pertinents, ainsi que la version des témoins principaux (souvent le client);
- Établir une ligne chronologique des événements et de la documentation, tout en faisant des notes d’analyse;
- Établir le cadre juridique législatif;
- Déterminer les questions qui se posent dans le dossier;
- Étudier la jurisprudence et la doctrine applicable;
- Appliquer le droit aux faits en cause;
- Faire les recommandations au client en lien avec la problématique rencontrée et la solution souhaitée.
En fonction du type de dossier, un mémorandum écrit sera fait pour utilisation interne, ou un avis juridique sera remis au client suivant l’analyse, à sa demande.
Une analyse du dossier bien faite demande du temps, donc un certain budget. Cependant, lorsque cette étape est bien faite, l’on économise beaucoup sur la suite du dossier car la recherche est faite et la stratégie est établie. Des mises à jour s’avèrent parfois nécessaires, mais un bon travail de base n’est jamais perdu. Au contraire, il est arrivé à de nombreuses reprises que des solutions inouïes ont été trouvées dans ce processus, permettant de débloquer rapidement le dossier et trouver des solutions. Dans d’autres cas, il arrive aussi que nous puissions annoncer à nos clients que les chances de succès de leur recours sont faibles, leur évitant des frais inutiles à venir.
Nous avons développé à l’interne nos modèles d’analyses, qui sont adaptés pour chaque dossier.
3. La gestion du litige
Lorsque le dossier entre dans le processus judiciaire, les étapes principales sont les suivantes :
- Préparation et envoi de lettres ou mises en demeures;
- Rédaction des premières procédures, en défense ou en demande;
- Gérer les diverses échéances au dossier;
- Compléter l’enquête;
- Préparer et procéder aux représentations;
- Pour en savoir plus sur le processus judiciaire civil au Québec, nous vous invitons à lire notre article suivant : Aperçu du processus judiciaire civil au Québec.
Évidemment, la négociation d’un règlement du dossier se fait toujours en parallèle si les discussions sont ouvertes. Cependant, nous n’arrêtons pas de travailler dans le dossier dans l’espoir incertain de régler, car le dossier doit toujours avancer si un règlement ne survient pas.
Évidemment, la communication avec nos clients est toujours de mise, car nous devons les écouter pour mieux les conseiller au fil du développement du dossier.
Souvent, les avocats ne travaillent pas seuls. Parfois, d’autres collègues sont nécessaires afin de brasser des idées, déterminer des marches à suivre, se confronter sur la vision du dossier. Ce processus est à l’avantage du client car il permet d’anticiper plus efficacement les positions des parties adverses et éviter toute surprise. Périodiquement, la remise en question du dossier, bien qu’elle ne soit pas toujours facile pour le client, est un processus sain et essentiel. C’est l’avantage de travailler avec une équipe.
Aussi, dans certains dossier plus importants, l’implication de plusieurs collègues permet un traitement plus rapide du dossier, notamment dans les ordonnances de sauvegarde où chaque minute compte.
4. La facturation
La facturation de notre cabinet est détaillée et faite sur une base régulière au fil de l’avancement du dossier, de sorte que vous pouvez identifier toutes les étapes et actions qui ont été faites au dossier.
Nous fonctionnons souvent avec des avances en fidéicommis évaluées de temps à autre, afin de couvrir les prochaines étapes d’un dossier.
Un dossier de litige implique souvent une dépense importante et du stress, et nous en sommes conscients. Notre objectif est de vous offrir un service de haute qualité qui est avantageux au niveau du prix que vous auriez dans de grandes structures. L’agilité d’une équipe spécialisée de petite taille permet souvent d’obtenir des bons résultats à moindre coûts dans des dossiers d’envergure.